oa系统是面向企事业单位全员化应用的管理软件，通过oa系统实现多人、多部门、跨地域的协同办公模式，使日常许多通过手工完成的事情，被计算机和网络提供的功能所代替，移动互联网时代基于手机oa的移动办公，进一步提升了oa在企业信息化中的作用和价值。
oa系统在某种意义上讲，是改变企业用户的办公习惯，很多企业喜欢使用电子邮件进行内部的沟通，有的则是严重依赖于微信沟通。电子邮件在Internet兴起之后逐步得到了广泛的应用，目前大部分企业都会使用电子邮件，有的是用于对外的沟通与联系，无需像即时通讯软件一样的添加好友，有了邮件地址即可进行邮件的收发，而有很多的企业将电子邮件用于内部的沟通与管理。但不可否认的是，使用oa软件进行内部管理有着电子邮件无法比拟的优势，企业电子邮件内部办公也有很多的oa系统代替方案。
一、信息公告、内部意见征求
使用电子邮件发布内部的公告和制度，内部部门和人员之间工作问题的沟通，是目前很多企业日常使用得非常多的应用。
承元OA的代替解决方案
1、通知公告与信息发布
(1) 信息与公告的起草、审核、发布，提醒、浏览、回复、检索。
(2) 支持按指定接收人的范围发布，如：分公司、部门或用户等。
2、工作沟通单
使用工作沟通单实时的发起沟通、意见征求，接收对象的即时提醒，回复与转发。
二、请示报告
使用电子邮件进行日常的沟通和汇报，是目前很多企业日常使用得非常普遍的应用，如：下级日常工作的请示、汇报，上次的回复与批示。使用电子邮件沟通时，当某个问题的处理周期比较长，沟通的细节比较多，参与的人员比较多，电子邮件的显得杂乱“堆积如山”，邮件沟通就明显有些力不从心了。
承元OA的代替解决方案
1、工作日记、工作计划
下级每日、每周、每月等工作的汇报，工作任务的计划与总结，上级对下级工作汇报的查看、批示。
2、工作沟通单
实现单位内部工作的协调与沟通管理，如：工作的请示，相关问题的沟通、协调与解决等，相比邮件信息存储更久、更清晰，信息关联与检索更具优势，信息提醒更方便、快捷。
三、文件资料收发
内部资料和文件的发送与接收，邮件发送会对附件进行编码速度比较慢，每个人都需要发送，不仅管理不方面而且暂用网络资源和带宽，而oa系统中的附件资料是共享的。
承元OA的代替解决方案
1、通知公告和信息发布中的附件资料下载
2、文件交换，文件的发送、提醒、接收、回复、转发、补发
3、资料中心，按权限维护和查看，支持条件检索和全文检索
4、承元OA即时通讯模块的文件发送与接收
四、消息提醒
一些用户单位喜欢使用电子邮件进行消息提醒，有的是一些缺乏客户端的管理软件的提醒，点击电子邮件中的链接进入系统查看内容和进行相关操作。
亿网科技的代替解决方案
1、PC办公用户的客户端即时消息提醒
2、移动办公用户的手机app消息推送
3、oa系统内部的角标提醒、POP弹窗提醒、各种列表提醒、日程安排提醒等，适合于不同场合和需求下的消息提醒
单位内部的部门和用户有着较强的联系，隶属于组织架构中的不同位置，相互之间有着固定工作属性和关系，而oa系统在设计上充分的考虑了这些管理上的特点，使用oa系统进行单位内部的沟通和管理也更比电子邮件适合，电子邮件则在不存在固定关系的人员之间沟通管理、外部用户的联络方面优于oa系统。